Siklus Pengeluaran, Sistem Informasi Akuntansi

Sistem Informasi Akuntansi dan Subsistem

Subsistem SIA memproses berbagai transaksi keuangan dan transaksi non-keuangan yang secara langsung memengaruhi pemrosesan transaksi keuangan. SIA terdiri atas tiga subsistem; (1) Sistem Pemrosesan Transaksi, yang mendukung operasi bisnis harian melalui berbagai dokumen serta pesan untuk para pengguna di seluruh perusahaan. (2) Sistem Buku Besar dan Pelaporan Keuangan, yang menghasilkan Laporan Keuangan; dan (3) Sistem Pelaporan Manajemen, yang menyediakan pihak manajemen internal berbagai laporan keuangan bertujuan khusus serta informasi yang dibutuhkan pengambila keputusan, seperti anggaran, laporan kinerja, serta laporan pertanggung jawaban.

Aktivitas bisnis dimulai dari pemerolehan bahan baku, properti, dan tenaga kerja melalui pertukaran dengan kas atau instrument keuangan lain yang mengakibatkan kewajiban bagi perusahaan. Siklus pengeluaran yang merupakan subsistem utama dari sistem informasi akuntansi (SIA) memiliki subsistem-subsistem untuk memproses arus transaksi dari siklus pengeluaran. Siklus pengeluaran ini saling berhubungan antar subsistem utama dari SIA, yaitu siklus konversi dan siklus pendapatan.

Diagram 1-2

Hubungan dalam siklus-siklus Transaksi

Tujuan utama dalam siklus pengeluaran adalah untuk mengubah kas perusahaan ke dalam bentuk bahan baku fisik serta sumber daya manusia yang dibutuhkannya untuk menjalankan bisnis. Kebanyakan entitas bisnis yang beroperasi melakukan pembelian dengan cara kredit dan tidak membayar hingga memperoleh sumber daya. Waktu jeda diantara kegiatan ini memisahkan proses pemerolehan ke dalam dua tahap; (1) tahap fisik, pemerolehan sumber daya; (2) tahap finansial, melibatkan pengeluaran kas.

Transaksi dan Pencatatan Pembelian serta Pengolahan Data Secara Manual

Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, proses pembelian berawal dari divisi persediaan yang mengidentifikasi kebutuhan persediaan yang kemudian mengirimkan permintaan pembelian ke divisi pembelian.

Diagram 1-3

DFD Prosedur Pembelian

Ketika persediaan memasuki titik kuantitas pemesanan ulang (Reorder Point) staf administrasi akan membuat permintaan pembelian (purchase requisition). Satu salinan permintaan pembelian akan dikirim ke departemen pembelian dan satu lainnya dikirim ke bagian admin utang usaha untuk disimpan ke dalam file tunda utang usaha (accounts payable pending file). Staf administrasi pengendalian persediaan menyimpan salinan terakhir ke dalam file  permintaan pembelian terbuka (file open purchase requisition).

Tergantung metode yang digunakan untuk mengidentifikasi kebutuhan persediaan, permintaan pembelian terpisah untuk setiap barang atau cara lainnya misalnya permintaan pembelian dapat berisi beberapa jenis barang. Untuk permintaan pembelian secara terpisah staf administrasi pengendali persediaan melakukan identifikasi persediaan atas jumlah persediaan tersedia dan yang dibutuhkan secara berkala sebagai bagian stock opname setiap hari (minggu). Dengan menggunakan metode ini kebutuhan persediaan akan dikelompokkan kedalam sebuah permintaan pembelian untuk tiap pemasok.

Gambar 1.1

Form Permintaan Pembelian

					No.
	PT. Persediaan Terbatas
	Permintaan Pembelian
	Supplier  :
	Tanggal Pembuatan			Tanggal Dibutuhkan
	No. Barang	Jumlah	Keterangan	Harga Satuan	Subtotal Harga
	Dibuat Oleh :	Disetujui Oleh :	Jumlah Total :	Rekening Pemasok :

Departemen pembelian menerima permintaan pembelian, menyortirnya berdasarkan nama pemasok, dan membuat pesanan pembelian (purchase order / PO) yang terdiri atas beberapa bagian. Satu salinan PO tersebut dikirimkan ke pengendali persediaan, tempat staf administrasi menyimpannya bersama permintaan pembelian terbuka. Satu salinan untuk divisi utang usaha untuk disimpan ke dalam file utang usaha tunda. Satu salinan dikirim ke bagian penerimaan, tempat file PO akan disimpan sampai persediaan barang tiba.

Pengendalian persediaan dapat memasok banyak informasi pemesanan yang dibutuhkan oleh departemen pembelian secara langsung dari catatan persediaan. Informasi ini meliputi nama dan alamat pemasok utama, jumlah pesanan ekonomis barang tersebut dan biaya standar atau biaya per unit barang tersebut.

Gambar 1.3

Form Pesanan Pembelian

					No.
	PT. Persediaan Terbatas
	Pesanan Pembelian
	Kepada (Supplier) :
	Nomor Pemasok	Tanggal Pemesanan		Tanggal Dibutuhkan	Staf Pembelian	Syarat
	No. Permintaan Pembelian	Nomor Barang	Jumlah	Keterangan	Harga per Unit	Harga Subtotal
	Dibuat Oleh		Disetujui Oleh		Jumlah Total

Pada titik dimana perusahaan mengalami waktu tunggu (Led Time) perusahaan belum menerima persediaan dan tidak ada kewajiban finansial yang timbul. Oleh karenanya, tidak ada dasar untuk membuat entri formal ke catatan akuntansi apapun. Akan tetapi perusahaan sering kali membuat entri sementara berbagai penerimaan persediaan dan kewajiban yang tertunda.

Penerimaan Persediaan. Barang yang tiba dari pemasok direkonsiliasi dengan salinan kosong PO yang tidak berisi informasi jumlah atau harga produk yang diterima. Tujuan dari salinan kosong ini untuk memaksa staf administrasi bagian penerimaan untuk menghitung dan memeriksa persediaan dalam mengisi laporan penerimaan. Jika staf administrasi bagian penerimaan diberikan informasi jumlah maka akan cenderung untuk menerima pengiriman berdasarkan informasi tersebut tanpa melakukan verifikasi jumlah serta kondisi barang yang diterima.

Sedangkan informasi harga menunjukkan nilai persediaan dan memungkinkan pencurian barang yang mahal dari area penerimaan barang sebelum dapat diamankan ke gudang. Pengiriman barang yang kurang atau berisi barang yang rusak atau salah harus dideteksi sebelum barang diterima oleh perusahaan dan dimasukkan ke persediaan.

Bersambung ....